La gestione efficace del tempo: come definire le priorità

Il tempo è la risorsa più preziosa – per persone e organizzazioni – e sembra non bastare mai. Scopri la gestione efficace del tempo con il metodo Eisenhower.

Nelle aziende è sempre più importante che i compiti vengano elaborati con la maggiore rapidità possibile. Spesso però le persone hanno talmente tante cose da fare che capita di chiedersi:

❓ da dove inizio?
❓ in base a quale criterio definisco le priorità?
come faccio ad ottimizzare i tempi?

La gestione efficace del tempo costituisce una capacità-chiave che permette – alle organizzazioni e alle persone – di promuovere l’efficienza, migliorare la produttività e conciliare al meglio la vita lavorativa e quella privata. Per far questo, un primo passo può essere acquisire un metodo che sia facile da applicare, efficace e che ci consenta di entrare nel giusto mindset: la matrice Eisenhower.

La gestione efficace del tempo: alle origini del metodo Eisenhower

Dwight Eisenhower è stato il 34° presidente degli Stati Uniti in carica dal 1953 al 1961. Prima di intraprendere la carriera politica, Eisenhower fu  il comandante in capo delle truppe alleate in Europa durante la II Guerra Mondiale.

Che lo sbarco in Sicilia e in Normandia,  siano stati due eventi centrali per la storia moderna che spezzarono la morsa del nazismo sull’Europa e contribuirono alla caduta del folle regime di Hitler è cosa nota.

Pochi sanno però che dietro l’ideazione e la direzione di questi  complessi e cruciali eventi ci sia stata la mente strategica 🧠 di Eisenhower. Molti studiosi nel corso degli anni hanno cercato di capire quale fosse il suo segreto; quale  abilità gli abbia permesso di vincere così tante battaglie decisive.

📰 Leggendo attentamente le cronache storiche dei giornalisti dell’epoca, si può capire quale sia la risposta. Eisenhower viene descritto, infatti, non solo come un profondo conoscitore dell’arte militare e un grande leader, ma soprattutto come un uomo particolarmente abile nel gestire il tempo e definire le priorità. Il motto  che ripeteva costantemente alle sue truppe era infatti:

 

 “Ciò che è importante raramente è urgente, ciò che è urgente raramente è importante. 

 

In cosa consiste il metodo di Eisenhower?

Per gestire in maniera più efficace il proprio tempo occorre innanzitutto imparare ad effettuare una netta distinzione tra ciò che è urgente e ciò che è importante.

➡️ Ma come si distingue l’importanza dall’urgenza? Stephen Covey, educatore e studioso di comportamenti organizzativi, ha approfondito la lezione di Eisenhower nel suo libro The seven Habits of Highly Effective People e sostiene che:

⭕ Le questioni importanti sono quelle attività a cui ognuno di noi attribuisce un valore rispetto ad una scala soggettiva. Si tratta quindi di questioni che cambiano da persona a persona e hanno generalmente a che fare con gli obiettivi più significativi che l’azienda ci ha assegnato oppure riguardano dei traguardi che noi siamo desiderosi di portare a termine.

⭕ Le questioni urgenti appaiono all’improvviso e rispondono alla variabile “tempo”. Solitamente hanno quindi un carattere oggettivo, come le scadenze, e valgono per tutti dipendendo nella maggior parte dei casi da fattori esterni.

 

 

Come i 4 quadranti supportano una gestione efficace del tempo

1️⃣ Crisi: azioni che sono sia urgenti che importanti ➡️ “Fallo subito”

Puoi ad esempio inserire: progetti in scadenza di cui sei responsabile, telefonate e mail non procrastinabili a clienti o partner, problemi che vanno risolti subito altrimenti va in difficoltà l’intera catena organizzativa, programmi in scadenza o già scaduti.

2️⃣ Qualità: azioni che sono importanti ma non urgenti ➡️ “Pianifica, decidi quando”

Puoi ad esempio inserire: progetti a medio/lungo termine, definizione delle azioni da includere nella prossima strategia aziendale, formazione personale.

3️⃣ Inganno: azioni che sono urgenti ma non importanti ➡️ “Delega”

Puoi ad esempio inserire: telefonate ad interlocutori che non sono chiave e possono aspettare, riunioni in cui non è indispensabile la tua partecipazione, progetti in cui tu e la tua funzione non siete gli owner per cui non è espressamente richiesto né funzionale un tuo contributo costante.

4️⃣ Spreco: azioni ciò che sono sia non urgenti che non importanti ➡️ “Rimanda”

Puoi ad esempio inserire: leggere mail di comunicazioni varie, inserimento di dettagli grafici non richiesti nei tuoi lavori (presentazioni, report excel, relazioni, ecc…), ottimizzare il tempo di riunioni, soprattutto di quelle improduttive.

 

⏱️ Tipicamente le persone dedicano erroneamente la maggior parte del loro tempo svolgendo attività relative ai quadranti Q1 e Q3. Adottare un’ottica di pianificazione e organizzazione vuol dire invece considerare in maniera specifica il quadrante Q2: maggiore infatti sarà il tempo investito nella “Qualità”, minori saranno le urgenze (Q1 e Q3). In questo modo l’intera gestione del tempo migliorerà con benefici sia sulla tua produttività che sui livelli di sforzi profusi.

 

Gestione efficace del tempo: cosa aspetti?

Inizia a pianificare adottando il metodo di Eisenhower. Per farlo:

📋 Prendi nota il giorno prima, in un’agenda o in app sul tuo smartphone, delle attività da svolgere nel corso della giornata.

Prima di iniziare la giornata lavorativa, al mattino, scorri la lista delle attività e assegna ad ognuna il proprio livello di importanza e urgenza. Ecco a te alcune domande stimolo per aiutarti in questo processo di definizione:

☑️ Cosa succederebbe se non svolgessi questa attività?

☑️ Quali attori sono coinvolti nell’attività (colleghi, responsabili, clienti, fornitori, ecc…)? Che ruolo hanno? Quali di loro occupano una posizione chiave e quali invece no?

☑️ Ci sono attività che – in parte o in toto – possono fare altri e non io direttamente?

☑️ Invece di svolgere direttamente l’attività, sarebbe più funzionale e mi permetterebbe di risparmiare tempo che io subentri solo a monte (nella fase di avvio) o a valle dell’attività (nella fase di supervisione)?

Contrassegna quindi ogni attività con un diverso livello di priorità scegliendo tra i 4 della matrice. Al termine della giornata fai un check delle attività svolte.

 

📝 Inizia a fare pratica e vedrai che in poco tempo la distinzione tra urgente e importante ti verrà sempre più facile e, in maniera graduale e costante, la gestione del tuo tempo migliorerà!

 

Articolo a cura di Domenico Delcuratolo, psicologo esperto di lavoro ed organizzazioni

 

 

 

 

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Smart working e Covid-19: quando la tecnologia diventa fonte di stress

La recente crisi sanitaria legata al coronavirus ha portato, soprattutto durante la cosiddetta Fase 1, ad un forte incremento del lavoro da remoto, detto anche smart working. Come contrastare lo stress causato dalla tecnologia?

 

tecnostress

 

Lavorare da remoto ha rappresentato una risposta chiave che ha permesso a molti di noi di fronteggiare l’emergenza e continuare le nostre attività in una situazione di maggiore sicurezza. In questo modo lo smart working ha salvaguardato la salute nostra e delle nostre aziende.

Se guardiamo l’altra faccia della medaglia, ci rendiamo però conto che, la stessa tecnologia che ci è d’aiuto, può rappresentare anche una potenziale fonte di stress.

Pensiamo infatti a Lucia. Lavorava da dodici anni nella stessa azienda che oramai è una seconda casa con i sui riti quotidiani.

Ogni mattina passa a salutare Anna dell’ufficio accanto prima di cominciare a lavorare, prende il caffè al solito bar, ha sulla sua scrivania il quaderno con le note di lavoro.

Ora tutto questo è stato stravolto. Lucia è in smart working: non solo dovrà rinunciare a quelle abitudini, ma dovrà anche imparare a lavorare in modo diverso.

Troppe cose nuove che vanno imparate e utilizzate subito perché ora sono diventate di colpo indispensabili. Per fortuna c’è Anna, che ormai passa le sue giornate online, e le sta dando una mano con le videochiamate.

Lucia però è stanca, ansiosa e ha costantemente paura di sbagliare ad usare queste nuove tecnologie che le stanno togliendo il sonno. Lucia è stressata o meglio tecnostressata.

Smart working e tecnostress

Con tecnostress intendiamo lo stress dovuto all’utilizzo della tecnologia.

Nello specifico possiamo individuare tre componenti principali che possono manifestarsi da sole o congiuntamente:

  • Techno-anxiety: l’utilizzo di computer o altri strumenti tecnologici (ICT) generano paura, agitazione, apprensione e incertezza.
  • Techno-addiction: legata a doppio filo alla dipendenza dal lavoro chiamata workaholism, si tratta di un’impossibilità di “staccarsi” da strumenti digitali lavorativi rimanendo costantemente connessi e continuando a lavorare anche al di fuori dell’orario lavorativo.
  • Techno-strain: deriva dall’utilizzo di tecnologie nuove e non conosciute dalla persona, crea disorientamento e stress.

Ritorniamo ora al caso di Lucia; possiamo vedere come per lei il tecnostress si sia manifestato sotto forma di techno-anxiety e di techno-strain.

La situazione straordinaria che siamo chiamati a vivere ha costretto inevitabilmente molte persone a confrontarsi con l’uso di tecnologie nuove e poco conosciute che favoriscono l’insorgere di queste problematiche nello smart working.

Ci sono, però, anche persone come Anna che si sono adattate meglio a questa situazione, ma che ora rischiano di cadere nella techno-addiction a causa, ad esempio, della mancanza della sosta alla macchinetta del caffè e del pranzo con i colleghi.

Come contrastare lo stress?

Certamente l’essere consapevoli che un simile pericolo esiste e approfondire il tema è importante. Ma cosa si può fare in pratica per evitare eccesso di stress o effetti di dipendenza in smart working?

TECNOLOGIA POSITIVA

Un aiuto importante può venire dalle aziende: esse infatti possono lavorare per fornire ai propri dipendenti quella che viene chiamata Tecnologia Positiva. Si tratta di strumenti tecnologici con al centro l’esperienza dell’utente, le sue abilità e il suo benessere.

FORMAZIONE

Un’altra possibile leva di supporto è rappresentata dalla formazione all’utilizzo delle nuove tecnologie. Grazie a percorsi formativi mirati è possibile accompagnare le persone e migliorarne le capacità e la sicurezza così da diminuire la techno-anxiety e il techno-strain.

In una situazione anomala come quella che stiamo vivendo poi è possibile che la formazione non sia stata effettuata tempestivamente. C’è sempre tempo però per recuperare, come nel caso di Lucia che, attraverso la formazione, può ricevere un valido supporto per affrontare questo momento di cambiamento.

RISPETTO DI REGOLE CONDIVISE

Un ultimo passaggio molto importante, soprattutto per contrastare la techno-addiction, è la creazione e il rispetto di regole condivise  in azienda riguardo al come e al quando utilizzare gli strumenti tecnologici al lavoro.

Un semplice ma efficace punto di partenza può essere quello di rivedere le abitudini di comunicazione: ad esempio, evitare di inviare mail dopo una certa ora o la domenica.

Queste regole sono valide tanto in questo periodo di emergenza quanto più in generale. È importante infatti stabilire delle regole di gestione dello smartworking in modo da ri-assumere il controllo della nostra vita lavorativa e professionale e mettere a punto un modo di lavorare nuovo e sostenibile per i prossimi anni.

 

Articolo a cura di Claudio Reina, esperto in psicologia del lavoro