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La gestione efficace del tempo: come definire le priorità

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Il tempo è la risorsa più preziosa – per persone e organizzazioni – e sembra non bastare mai. Scopri la gestione efficace del tempo con il metodo Eisenhower.

Nelle aziende è sempre più importante che i compiti vengano elaborati con la maggiore rapidità possibile. Spesso però le persone hanno talmente tante cose da fare che capita di chiedersi:

❓ da dove inizio?
❓ in base a quale criterio definisco le priorità?
❓ come faccio ad ottimizzare i tempi?

La gestione efficace del tempo costituisce una capacità-chiave che permette – alle organizzazioni e alle persone – di promuovere l’efficienza, migliorare la produttività e conciliare al meglio la vita lavorativa e quella privata. Per far questo, un primo passo può essere acquisire un metodo che sia facile da applicare, efficace e che ci consenta di entrare nel giusto mindset: la matrice Eisenhower.

La gestione efficace del tempo: alle origini del metodo Eisenhower

Dwight Eisenhower è stato il 34° presidente degli Stati Uniti in carica dal 1953 al 1961. Prima di intraprendere la carriera politica, Eisenhower fu  il comandante in capo delle truppe alleate in Europa durante la II Guerra Mondiale.

Che lo sbarco in Sicilia e in Normandia,  siano stati due eventi centrali per la storia moderna che spezzarono la morsa del nazismo sull’Europa e contribuirono alla caduta del folle regime di Hitler è cosa nota.

Pochi sanno però che dietro l’ideazione e la direzione di questi  complessi e cruciali eventi ci sia stata la mente strategica 🧠 di Eisenhower. Molti studiosi nel corso degli anni hanno cercato di capire quale fosse il suo segreto; quale  abilità gli abbia permesso di vincere così tante battaglie decisive.

📰 Leggendo attentamente le cronache storiche dei giornalisti dell’epoca, si può capire quale sia la risposta. Eisenhower viene descritto, infatti, non solo come un profondo conoscitore dell’arte militare e un grande leader, ma soprattutto come un uomo particolarmente abile nel gestire il tempo e definire le priorità. Il motto  che ripeteva costantemente alle sue truppe era infatti:

 

 “Ciò che è importante raramente è urgente, ciò che è urgente raramente è importante”. ️

 

In cosa consiste il metodo di Eisenhower?

Per gestire in maniera più efficace il proprio tempo occorre innanzitutto imparare ad effettuare una netta distinzione tra ciò che è urgente e ciò che è importante.

➡️ Ma come si distingue l’importanza dall’urgenza? Stephen Covey, educatore e studioso di comportamenti organizzativi, ha approfondito la lezione di Eisenhower nel suo libro The seven Habits of Highly Effective People e sostiene che:

⭕ Le questioni importanti sono quelle attività a cui ognuno di noi attribuisce un valore rispetto ad una scala soggettiva. Si tratta quindi di questioni che cambiano da persona a persona e hanno generalmente a che fare con gli obiettivi più significativi che l’azienda ci ha assegnato oppure riguardano dei traguardi che noi siamo desiderosi di portare a termine.

⭕ Le questioni urgenti appaiono all’improvviso e rispondono alla variabile “tempo”. Solitamente hanno quindi un carattere oggettivo, come le scadenze, e valgono per tutti dipendendo nella maggior parte dei casi da fattori esterni.

 

 

Come i 4 quadranti supportano una gestione efficace del tempo

1️⃣ Crisi: azioni che sono sia urgenti che importanti ➡️ “Fallo subito”

Puoi ad esempio inserire: progetti in scadenza di cui sei responsabile, telefonate e mail non procrastinabili a clienti o partner, problemi che vanno risolti subito altrimenti va in difficoltà l’intera catena organizzativa, programmi in scadenza o già scaduti.

2️⃣ Qualità: azioni che sono importanti ma non urgenti ➡️ “Pianifica, decidi quando”

Puoi ad esempio inserire: progetti a medio/lungo termine, definizione delle azioni da includere nella prossima strategia aziendale, formazione personale.

3️⃣ Inganno: azioni che sono urgenti ma non importanti ➡️ “Delega”

Puoi ad esempio inserire: telefonate ad interlocutori che non sono chiave e possono aspettare, riunioni in cui non è indispensabile la tua partecipazione, progetti in cui tu e la tua funzione non siete gli owner per cui non è espressamente richiesto né funzionale un tuo contributo costante.

4️⃣ Spreco: azioni ciò che sono sia non urgenti che non importanti ➡️ “Rimanda”

Puoi ad esempio inserire: leggere mail di comunicazioni varie, inserimento di dettagli grafici non richiesti nei tuoi lavori (presentazioni, report excel, relazioni, ecc…), ottimizzare il tempo di riunioni, soprattutto di quelle improduttive.

 

⏱️ Tipicamente le persone dedicano erroneamente la maggior parte del loro tempo svolgendo attività relative ai quadranti Q1 e Q3. Adottare un’ottica di pianificazione e organizzazione vuol dire invece considerare in maniera specifica il quadrante Q2: maggiore infatti sarà il tempo investito nella “Qualità”, minori saranno le urgenze (Q1 e Q3). In questo modo l’intera gestione del tempo migliorerà con benefici sia sulla tua produttività che sui livelli di sforzi profusi.

 

Gestione efficace del tempo: cosa aspetti?

Inizia a pianificare adottando il metodo di Eisenhower. Per farlo:

📋 Prendi nota il giorno prima, in un’agenda o in app sul tuo smartphone, delle attività da svolgere nel corso della giornata.

Prima di iniziare la giornata lavorativa, al mattino, scorri la lista delle attività e assegna ad ognuna il proprio livello di importanza e urgenza. Ecco a te alcune domande stimolo per aiutarti in questo processo di definizione:

☑️ Cosa succederebbe se non svolgessi questa attività?

☑️ Quali attori sono coinvolti nell’attività (colleghi, responsabili, clienti, fornitori, ecc…)? Che ruolo hanno? Quali di loro occupano una posizione chiave e quali invece no?

☑️ Ci sono attività che – in parte o in toto – possono fare altri e non io direttamente?

☑️ Invece di svolgere direttamente l’attività, sarebbe più funzionale e mi permetterebbe di risparmiare tempo che io subentri solo a monte (nella fase di avvio) o a valle dell’attività (nella fase di supervisione)?

Contrassegna quindi ogni attività con un diverso livello di priorità scegliendo tra i 4 della matrice. Al termine della giornata fai un check delle attività svolte.

 

📝 Inizia a fare pratica e vedrai che in poco tempo la distinzione tra urgente e importante ti verrà sempre più facile e, in maniera graduale e costante, la gestione del tuo tempo migliorerà!

 

Articolo a cura di Domenico Delcuratolo, psicologo esperto di lavoro ed organizzazioni

 

 

 

 

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5 consigli pratici per allenare la resilienza di coppia

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Chi non ha mai desiderato affrontare come un supereroe invincibile lo stress e le difficoltà quotidiane con il partner? Se ti è capitato almeno una volta, continua a leggere.
Scoprirai come la resilienza di coppia può contribuire al tuo benessere nelle relazioni e 5 consigli pratici per potenziarla fin da subito.

Da decenni la psicologia si occupa delle relazioni più importanti per l’individuo. Siamo esseri sociali, ognuno di noi ricerca continuamente persone a cui legarsi per sentirsi amato ed arricchire la propria vita emotiva.

La coppia rappresenta la relazione intima per eccellenza, che mette a nudo somiglianze e differenze sulla base delle quali i partner si sono scelti a vicenda.

🌱 Cosa rende felice una coppia?

Secondo gli psicologi, la capacità dei partner di affrontare insieme le difficoltà quotidiane e gli eventi stressanti influisce sulla soddisfazione e sul benessere della coppia.

Pensiamo alle esperienze continue di lockdown in cui viviamo da quasi un anno a questa parte. Le difficoltà causate da limitazioni, preoccupazioni e incertezze possono avere pesanti effetti negativi a livello personale (ansia, depressione, confusione mentale, solitudine, malessere fisico…) e di coppia (aumento della conflittualità, diminuzione della comunicazione efficace, stress, separazioni…).

❗ Riflettere su come gestire insieme i problemi offre un’opportunità preziosa per alimentare il benessere personale e di coppia, specialmente in un periodo complesso come quello che stiamo vivendo.

💡 Cosa intendiamo per resilienza?

La capacità di far fronte in maniera positiva ad eventi traumatici e/o inaspettati della propria vita, mobilitando le proprie risorse interiori.

Norman Garmezy

La resilienza è un concetto psicologico di cui si parla molto e che incuriosisce persone di tutte le età.

Essere resilienti significa:

🔹 sapersi riorganizzare di fronte alle difficoltà, ricostruendo i propri pensieri ed emozioni collegati alla situazione vissuta.

🔹 mantenere una certa sensibilità verso noi stessi e l’altro con cui siamo in relazione, ovvero rimanere a contatto con come stiamo noi e come stanno gli altri.

🤝 La resilienza di coppia

Molti esperti di psicologia hanno approfondito il tema del benessere dei partner nella vita di coppia.

📗 Nel loro libro “Vivere in coppia tra alti e bassi”, le psicologhe Silvia Donato e Ariela Pagani parlano della stretta connessione tra benessere, soddisfazione di coppia e resilienza.

Ispirandosi alle numerose ricerche psicologiche su questi argomenti, le autrici spiegano come i partner, condividendo e affrontando sfide e problemi, mettono in gioco la propria resilienza attraverso la capacità di coping diadico. Guy Bodenmann, psicologo esperto di coppie, è stato tra i primi a occuparsi di questo tema. Ecco la sua definizione di coping diadico:

La resilienza di una coppia specifica di fronte a un evento stressante.

Bodenmann individua nelle coppie più soddisfatte e in relazioni durature lo sviluppo di coping diadico positivo, detto comune o supportivo.

🔺 Nel coping diadico comune, entrambi i partner si impegnano nel gestire un evento stressante per la coppia (ad esempio, condividendo pensieri ed emozioni relativi ad esso).

🔺Nel coping diadico supportivo, il partner che si sente più “equipaggiato” aiuta l’altro quando quest’ultimo si trova in una particolare situazione di stress.

Gli stili di coping diadico positivo promuovono il benessere nella relazione di coppia. Questo accade perché percepiamo noi e il nostro partner come una squadra vincente e unita di fronte alle difficoltà.

Al contrario, esistono tipi di coping diadico negativo: ostile, superficiale o ambivalente. In questo caso, in situazione di stress i partner ricevono o attuano comportamenti minimizzanti, emotivamente distaccati e svalutanti nei confronti dell’altro.

✔️ 5 STEP pratici per la resilienza di coppia

Le coppie resilienti riescono a far fronte agli eventi critici utilizzando le proprie risorse individuali ma, soprattutto, quelle condivise tra i partner.

↪️ Ecco, quindi, cosa tu e il tuo partner potete fare per sviluppare la resilienza di coppia e la capacità di coping diadico positivo.

1️⃣ ENTRA IN CONTATTO CON LE TUE EMOZIONI

Prenditi del tempo per essere consapevole delle emozioni che l’evento stressante ti suscita. Infatti, le persone resilienti sanno riconoscere i propri stati emotivi positivi e negativi, per poterli poi accettare.

2️⃣ CONDIVIDI LE TUE EMOZIONI CON IL PARTNER

Thomas Gordon, psicologo esperto di comunicazione e conflitto, ha creato la tecnica dei “messaggi-Io” in contrapposizione ai “messaggi in seconda persona”, spesso accusatori e giudicanti. Per comunicare che non ci sentiamo ascoltati, possiamo dire “Mi sento ignorato/a quando…” invece di “Tu non mi ascolti mai!”.

In questo modo, creiamo un clima di fiducia in cui è più semplice condividere le difficoltà senza vergogna e provare maggiore empatia per l’altro. Allenati quindi a curare la comunicazione ed esprimerti in modo chiaro, usando la prima persona singolare “Io”.

3️⃣ PIANIFICATE UNA STRATEGIA CONDIVISA

I partner sono compagni di squadra che si sostengono, nelle vittorie come nelle sconfitte. Conoscersi permette di puntare sulle reciproche risorse per affrontare l’evento stressante e preparare un “piano comune” per gestire gli ostacoli.

4️⃣ FATE UN’AUTO-VALUTAZIONE DEL “PIANO COMUNE” DI COPPIA

Dedica un tempo specifico in cui confrontarti con il partner. Valutate insieme l’efficacia del piano attuato e la vostra personale soddisfazione in merito alle soluzioni comuni con cui state affrontando lo stress.

Potreste rimanere sorpresi da quanto emerge in positivo, oppure potreste decidere di costruire un nuovo “piano comune”.

5️⃣ PRENDETE DEL TEMPO PER RISCOPRIRVI

Dai libero sfogo agli hobby personali, impegnati col partner a scoprire nuove passioni cui dedicarvi insieme, meglio quando occupano sia la mente che il corpo. Poter scrivere un nuovo capitolo condiviso della propria vita di coppia è molto importante per aumentare intimità ed empatia.

🔑 Per concludere

In questo articolo hai imparato 5 step pratici per rafforzare la resilienza nella coppia e il benessere relazionale con il partner. Seguici per scoprire altre idee e consigli pratici per affrontare le sfide con consapevolezza e coltivare con successo il tuo benessere!

Articolo di Laura Garavaglia, psicologa esperta in relazioni familiari e di coppia.

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Attacchi di panico: perché ne soffriamo?

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Usiamo spesso le parole “attacco di panico” e “ansia” per descrivere momenti difficili e sensazioni sgradevoli.  Ma che cos’è un attacco di panico? É diverso dall’ansia? Ecco un articolo per comprendere una problematica sempre più comune.


Stai camminando in un parco, la giornata è splendida e la temperatura è ottima.
Dopo una settimana così intensa, una passeggiata nel verde era proprio quel che ci voleva per “ricaricare le pile”.

All’improvviso, però, percepisci una strana sensazione, non sai ben definirla né capirne il motivo. A poco a poco, senti che il respiro si fa più affannoso, le mani tremano e il cuore comincia a battere all’impazzata. Non hai la minima idea di cosa stia succedendo, sai solo che hai paura. Forse stai per avere un infarto, o magari un ictus?

Poi, dopo un tempo che ti è sembrato lunghissimo, cominci a sentire di nuovo l’aria nei polmoni, il cuore rallenta e la paura si affievolisce. Ti restano un profondo senso di spossatezza e la preoccupazione che ciò che ti è appena successo possa ripetersi… hai avuto un attacco di panico.

 

 

👓 Se stai leggendo questo articolo, forse è capitato a te o a qualcuno che conosci di sperimentare queste sensazioni. Se è così, sappi che non sei il solo.

⭕ Gli attacchi di panico e le problematiche legate all’ansia sono tra i disturbi più diffusi ed in continuo aumento. Ansia e panico, però, non sono la stessa cosa ed è bene conoscerli e saperli distinguere, anche se la differenza tra le due condizioni è sottile e talvolta possano presentarsi insieme.

Attacchi di panico e ansia: che cosa sono e come si distinguono

Possiamo definire l’ansia come una condizione più generalizzata e pervasiva rispetto al panico. L’ansia può manifestarsi in uno o più ambiti della vita ed è caratterizzata da una certa durata nel tempo. Per esempio, in vista di un esame importante possiamo provare ansia anche per diverse settimane prima di sostenerlo.

I sintomi d’ansia possono manifestarsi a diversi livelli:

1️⃣  cognitivo: difficoltà di concentrazione, indecisione, rimuginio, ecc.
2️⃣  emotivo: irritabilità, demoralizzazione, ecc.
3️⃣  fisico: tensione muscolare, insonnia, tremori, ipersudorazione, ecc.

Il panico si manifesta, invece, sotto forma di attacchi improvvisi: coglie totalmente di sorpresa, si sviluppa e raggiunge l’apice in pochi minuti e può lasciare un senso di stanchezza e spossatezza. Durante questi attacchi, i sintomi si manifestano soprattutto a livello fisico e sono spesso intensi, accompagnati dalla paura di morire, di impazzire o di perdere il controllo.

Tra i sintomi di attacchi di panico più comuni troviamo:

🟡  difficoltà di respirazione
🟠  ipersudorazione
🟡  tachicardia
🟠  vertigini
🟡  debolezza

I primi attacchi di panico non sembrano essere legati a situazioni particolari. Con il tempo, però, è possibile che la persona associ questi attacchi a determinati contesti e situazioni, arrivando a fare di tutto per evitarli o per controllarli. Quando gli episodi si verificano con una certa regolarità, allora si può arrivare a configurare un vero e proprio Disturbo di Panico.

🔎 Da dove vengono gli attacchi di panico?

Ogni persona è diversa e per capirne i sintomi serve esaminare attentamente le sue condizioni di vita e la sua storia personale. Detto questo, è possibile individuare alcune caratteristiche ricorrenti tra coloro che soffrono di attacchi di panico. Queste hanno a che fare non solo con gli specifici tratti di personalità, ma anche con il tipo di società in cui viviamo.

📜 Innanzitutto, il termine panico non è casuale, ma ha riferimenti… mitologici!📜

Deriva infatti dal nome del dio greco Pan, famoso per avere un corpo per metà umano e per metà caprone. A differenza di altre divinità greche, come Zeus o Marte, Pan non viveva sulla cima del monte Olimpo ma nelle profondità dei boschi e nelle campagne.

Il termine “timor panico“ nacque proprio per definire le spaventose urla che il dio rivolgeva ai malcapitati che osavano disturbare il suo sonno. La doppia natura, umana e caprina, che caratterizza Pan rappresenta bene la duplicità che ogni persona ha dentro di sé: nell’uomo infatti convivono istinto e ragione, emotività e razionalità.

👥 Gli attacchi di panico come “finestra” sulle emozioni

Alcune persone “scordano” con più facilità questa duplicità, dando spazio solo al lato logico e razionale ed esprimendo con difficoltà la parte più profonda, istintuale ed emotiva. Possiamo arrivare a reprimere le nostre emozioni o addirittura a negarle, per paura delle conseguenze, di venirne sommersi o di perdere il controllo.

L’attacco di panico può diventare, in certi casi, quella necessaria valvola di sfogo, lo scatenarsi improvviso di forze per troppo tempo messe da parte e che ora tornano  a reclamare il proprio spazio. Quelle emozioni che ci sforziamo di chiudere fuori dalla porta finiscono, così, per rientrare dalla finestra.

Ma questa difficoltà a essere in contatto con le proprie emozioni non è solo legata alle caratteristiche personali e alla storia di vita del singolo. Siamo, infatti, esseri sociali: influenziamo e siamo influenzati da ciò che ci circonda.

 

Come il mondo intorno a noi favorisce gli attacchi di panico

Esperti e studiosi hanno discusso e discutono sulle caratteristiche del mondo occidentale nella nostra epoca storica. Tra questi possiamo trovare:

⏩ ipervelocità: sappiamo praticamente in tempo reale quello che succede dall’altra parte del mondo, si viaggia
ovunque e rapidamente, la comunicazione è quasi istantanea…

⏩ senso di onnipotenza: la tecnologia permette oggi di fare ciò che fino a qualche anno fa sembrava
fantascienza, basti pensare ai progressi in campo medico, ingegneristico…

⏩ “strapotere” della tecnica: chi oggi non ha uno smartphone, un computer o una connessione internet, è
praticamente tagliato fuori dal mondo.

In una società che premia l’immediatezza e il risultato, è molto faticoso lasciare spazio al mondo interiore e alle emozioni, che per loro natura richiedono tempo per essere espresse, elaborate e comprese.

 

Evitare l’attesa: gli attacchi di panico e il tempo

▶️ L’epoca moderna è caratterizzata dal mito del presente. Il progresso tecnologico ha infatti permesso di ridurre notevolmente, se non in certi casi addirittura di azzerare, il tempo di attesa tra il sorgere dei nostri desideri e la possibilità di realizzarli.

A poco a poco, abbiamo disimparato a tollerare l’attesa e abbiamo cominciato a viverla in maniera sempre più negativa.

⏩ Inoltre, il futuro che si apre davanti a noi è ricco di contraddizioni. Siamo circondati da messaggi di successo, autorealizzazione, progresso, ma anche da situazioni di crisi economica, disuguaglianze crescenti, conflitti e problemi ambientali.

Di fronte a queste contraddizioni la nostra società sembra fuggire, per allontanare da sé la spiacevole sensazione di non avere il controllo e di doversi confrontare con un futuro imprevedibile.

⏹️ Sono proprio queste le condizioni che possono facilitare l’insorgere degli attacchi di panico. All’indeterminatezza del futuro e all’intollerabile ansia dell’attesa si sostituisce la paura di una minaccia nota (tutte quelle situazioni che scatenerebbero la crisi, come i luoghi affollati, gli spazi chiusi, ecc), che in quanto tale rassicura e da cui si può (illusoriamente) fuggire.

Recuperare il senso dell’attesa diventa allora fondamentale, per una società che non sa più aspettare.

 

Attacchi di panico: problema o risorsa?

Che il futuro porti con sé l’ignoto, l’enigma e sfugga al controllo infatti, è di per sé inevitabile. Ma con questa consapevolezza tocca a noi scegliere:

🔵 vivere il futuro come una minaccia che ci piomba addosso. Non è un caso che molto spesso gli attacchi di panico si manifestino alle soglie di importanti passaggi evolutivi: la fine della scuola e l’ingresso nel mondo degli adulti, l’inizio di una convivenza, un nuovo lavoro…

🔵 imparare ad andare incontro al futuro, ma in una attesa attiva, con la convinzione di poter contribuire a costruirlo pur rimanendo consapevoli dei limiti e delle incertezze.

Come insegna la psicologia analitica di Carl Gustav Jung, in ogni sintomo è possibile vedere da una parte un campanello d’allarme che segnala che qualcosa non va: nel caso del panico, un mondo emotivo negato, la difficoltà di affrontare il futuro e le sue ambiguità.

Allo stesso tempo, nel sintomo si intravede anche parte della soluzione stessa: nel caso dell’attacco di panico, poter riunire i due lati di Pan. Potersi riappropriare di una spontaneità nel rapporto col proprio mondo interiore, con le proprie emozioni, può diventare anche la chiave per affrontare il futuro con fiducia.

 

Articolo a cura di Marco Florio, psicologo del benessere.