La gestione efficace del tempo: come definire le priorità
Il tempo è la risorsa più preziosa – per persone e organizzazioni – e sembra non bastare mai. Scopri la gestione efficace del tempo con il metodo Eisenhower.
Nelle aziende è sempre più importante che i compiti vengano elaborati con la maggiore rapidità possibile. Spesso però le persone hanno talmente tante cose da fare che capita di chiedersi:
❓ da dove inizio?
❓ in base a quale criterio definisco le priorità?
❓ come faccio ad ottimizzare i tempi?
La gestione efficace del tempo costituisce una capacità-chiave che permette – alle organizzazioni e alle persone – di promuovere l’efficienza, migliorare la produttività e conciliare al meglio la vita lavorativa e quella privata. Per far questo, un primo passo può essere acquisire un metodo che sia facile da applicare, efficace e che ci consenta di entrare nel giusto mindset: la matrice Eisenhower.
La gestione efficace del tempo: alle origini del metodo Eisenhower
Dwight Eisenhower è stato il 34° presidente degli Stati Uniti in carica dal 1953 al 1961. Prima di intraprendere la carriera politica, Eisenhower fu il comandante in capo delle truppe alleate in Europa durante la II Guerra Mondiale.
Che lo sbarco in Sicilia e in Normandia, siano stati due eventi centrali per la storia moderna che spezzarono la morsa del nazismo sull’Europa e contribuirono alla caduta del folle regime di Hitler è cosa nota.
Pochi sanno però che dietro l’ideazione e la direzione di questi complessi e cruciali eventi ci sia stata la mente strategica 🧠 di Eisenhower. Molti studiosi nel corso degli anni hanno cercato di capire quale fosse il suo segreto; quale abilità gli abbia permesso di vincere così tante battaglie decisive.
📰 Leggendo attentamente le cronache storiche dei giornalisti dell’epoca, si può capire quale sia la risposta. Eisenhower viene descritto, infatti, non solo come un profondo conoscitore dell’arte militare e un grande leader, ma soprattutto come un uomo particolarmente abile nel gestire il tempo e definire le priorità. Il motto che ripeteva costantemente alle sue truppe era infatti:
“Ciò che è importante raramente è urgente, ciò che è urgente raramente è importante”. ️
In cosa consiste il metodo di Eisenhower?
Per gestire in maniera più efficace il proprio tempo occorre innanzitutto imparare ad effettuare una netta distinzione tra ciò che è urgente e ciò che è importante.
➡️ Ma come si distingue l’importanza dall’urgenza? Stephen Covey, educatore e studioso di comportamenti organizzativi, ha approfondito la lezione di Eisenhower nel suo libro The seven Habits of Highly Effective People e sostiene che:
⭕ Le questioni importanti sono quelle attività a cui ognuno di noi attribuisce un valore rispetto ad una scala soggettiva. Si tratta quindi di questioni che cambiano da persona a persona e hanno generalmente a che fare con gli obiettivi più significativi che l’azienda ci ha assegnato oppure riguardano dei traguardi che noi siamo desiderosi di portare a termine.
⭕ Le questioni urgenti appaiono all’improvviso e rispondono alla variabile “tempo”. Solitamente hanno quindi un carattere oggettivo, come le scadenze, e valgono per tutti dipendendo nella maggior parte dei casi da fattori esterni.
Come i 4 quadranti supportano una gestione efficace del tempo
1️⃣ Crisi: azioni che sono sia urgenti che importanti ➡️ “Fallo subito”
Puoi ad esempio inserire: progetti in scadenza di cui sei responsabile, telefonate e mail non procrastinabili a clienti o partner, problemi che vanno risolti subito altrimenti va in difficoltà l’intera catena organizzativa, programmi in scadenza o già scaduti.
2️⃣ Qualità: azioni che sono importanti ma non urgenti ➡️ “Pianifica, decidi quando”
Puoi ad esempio inserire: progetti a medio/lungo termine, definizione delle azioni da includere nella prossima strategia aziendale, formazione personale.
3️⃣ Inganno: azioni che sono urgenti ma non importanti ➡️ “Delega”
Puoi ad esempio inserire: telefonate ad interlocutori che non sono chiave e possono aspettare, riunioni in cui non è indispensabile la tua partecipazione, progetti in cui tu e la tua funzione non siete gli owner per cui non è espressamente richiesto né funzionale un tuo contributo costante.
4️⃣ Spreco: azioni ciò che sono sia non urgenti che non importanti ➡️ “Rimanda”
Puoi ad esempio inserire: leggere mail di comunicazioni varie, inserimento di dettagli grafici non richiesti nei tuoi lavori (presentazioni, report excel, relazioni, ecc…), ottimizzare il tempo di riunioni, soprattutto di quelle improduttive.
⏱️ Tipicamente le persone dedicano erroneamente la maggior parte del loro tempo svolgendo attività relative ai quadranti Q1 e Q3. Adottare un’ottica di pianificazione e organizzazione vuol dire invece considerare in maniera specifica il quadrante Q2: maggiore infatti sarà il tempo investito nella “Qualità”, minori saranno le urgenze (Q1 e Q3). In questo modo l’intera gestione del tempo migliorerà con benefici sia sulla tua produttività che sui livelli di sforzi profusi.
Gestione efficace del tempo: cosa aspetti?
Inizia a pianificare adottando il metodo di Eisenhower. Per farlo:
📋 Prendi nota il giorno prima, in un’agenda o in app sul tuo smartphone, delle attività da svolgere nel corso della giornata.
Prima di iniziare la giornata lavorativa, al mattino, scorri la lista delle attività e assegna ad ognuna il proprio livello di importanza e urgenza. Ecco a te alcune domande stimolo per aiutarti in questo processo di definizione:
☑️ Cosa succederebbe se non svolgessi questa attività?
☑️ Quali attori sono coinvolti nell’attività (colleghi, responsabili, clienti, fornitori, ecc…)? Che ruolo hanno? Quali di loro occupano una posizione chiave e quali invece no?
☑️ Ci sono attività che – in parte o in toto – possono fare altri e non io direttamente?
☑️ Invece di svolgere direttamente l’attività, sarebbe più funzionale e mi permetterebbe di risparmiare tempo che io subentri solo a monte (nella fase di avvio) o a valle dell’attività (nella fase di supervisione)?
Contrassegna quindi ogni attività con un diverso livello di priorità scegliendo tra i 4 della matrice. Al termine della giornata fai un check delle attività svolte.
📝 Inizia a fare pratica e vedrai che in poco tempo la distinzione tra urgente e importante ti verrà sempre più facile e, in maniera graduale e costante, la gestione del tuo tempo migliorerà!
Articolo a cura di Domenico Delcuratolo, psicologo esperto di lavoro ed organizzazioni
